Sabtu, 17 September 2011

kesekretariatan (jadwal kegiatan pimpinan)


Pengertian jadwal kegiatan pimpinan
Jadwal Kegiatan Pimpinan adalah segala jadwal kegiatan
pimpinan yang memerlukan kehadirannya diluar rutinitas kantor
yang dilakukan di balik meja kerja kantor.

Jadwal kegiatan harus diperhitungkan secermat mungkin
mengingat pimpinan sarat dengan kegiatan yang tidak mungkin
mengahadiri dan melaksakan semua kegiatan.




A.   Teknik menggunakan waktu pimpinan

Dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris tidak dapat lepas dari pengaturan waktu kerja untuk dirinya sendiri. Tugas sekretaris sebagian besar memang untuk meringankan tugas pimpinan, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan tugas utamanya dalam manajemen, namun tidak berarti sekretaris mengabaikan tugas-tugas sekretaris sendiri. Sebagai contoh, apabila sekretaris tidak pandai mengatur waktu untuk membuat surat ataupun mengurus arsip, maka hal ini akan berakibat terganggunya tugas pimpinan. Lagi, pada suatu saat pimpinan harus menandatangani surat yang harus segera dikirim, namun surat tersebut ternyata belum dibuat oleh sekretaris. Yang lain, misalnya sekretaris dalam menyimpan surat asl-asalan sehingga waktu pimpinan membutuhkannya, surat tersebut akan sulit dicari. Dalam hal ini sekretaris bukanlah membantu meringankan tugas pimpinan, melainkan justru menambah beban pekerjaan pimpinan
          Seorang sekretaris yang profesional tentunya tertantang untuk pandai dan kritis dalam mengatur waktu kerja baik untuk dirinya sendiri maupun untuk pimpinan. Sekretaris harus dapat memanage waktu dengan baik mulai dari perencanaan jadwal kegiatan, mengkoordinir waktu sekretaris dengan waktu pimpinan, mengorganisir waktu pimpinan dan melakukan pengawasan apakah ada kegiatan yang belum terjadwal, atau sudahkah kegiatan pimpinan dilaksanakan sesuai jadwal yang telah disepakati antara pimpinan dan sekretaris.
          Dengan demikian seorang sekretaris profesional tidak berarti jika tidak melakukan fungsi-fungsi manajemen, bahkan sebaliknya sekretaris harus menggunakan fungsi tersebut untuk mengelola tugas-tugasnya, termasuk untuk mengelola waktu kerja untuk dirinya sendiri dan untuk pimpinan. Kegiatan sekretaris dalam menerapkan fungsi manajemen pada penyusunan kegiatan pimpinan, akan berpengaruh pada teknik dalam kegiatan waktu kerja pimpinan.
          Salah satu indikator bahwa , karena pimpinan tahu bahwa sekretaris dapat dikatakan profesional dan dapat diandalkan bila pimpinan sudah merasa tergantung pada peran dan fungsi sekretaris. Sekretaris betul-betul merupakan orang kepercayaan bos dan salah satunya adalah menyerahkan pengaturan jadwal pimpinan kepada sekretaris mampu mengatur segalanya dan tahu hal-hal terbaik yang dapat dan harus dilakukan pimpinan.

          Adapun penerapan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pada teknik penggunaan waktu pimpinan sebagai berikut.

1.     Perencanaan
Adalah kegiatan yang menggambarkan ke depan hal-hal yang harus dikerjakan untuk mencapai suatu tujuan. Perencanaan biasanya berkaitan dengan waktu yaitu jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Sehubungan dengan hal ini pengaturan jadwalpun bisa berdasarkan waktu, misalnya jadwal harian, mingguan tau bulanan.
Perencanaan pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dilakukan dengan menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan pimpinan dan apa saja yang menjadi prioritas kerja bagi kegiatan pimpinan. Dengan demikian, dalam mengatur jadwal tersebut, sekretaris menyusun jadwal kegiatan berdasarkan skala prioritas kegiatan.
Ciri-ciri perencanaan pengaturan jadwal kegiatan yang baik mencakup, hal-hal berikut ini:
Ø  Jelas dalam mengidentifikasi pekerjaan yang dilakukan pimpinan. Jelas dalam arti pekerjaan tersebut memang dapat dilakukan dan sesuai dengan job deskripsi untuk pimpinan. Sekretaris tidak boleh mencampur adukkan antara tugas sekretaris dengan tugas pimpinan,walaupun pada akhirnya tugas sekretaris merupakan tugas untuk melancarkan tugas pimpinan, jadi jadwal kegiatan sekretaris harus setiap hari membaca laporan yang penting untuk pengambilan keputusan.
Sekretaris harus jeli dalam merencanakan jadwal kegiatan pimpinan.
Ø  Berkesinambungan dalam arti perencanaan jadwal kegiatan pimpinan tidak dapat berhenti pada satu periode tertentu atau bersifat stagnan namun merupakan proses yang berkesinambungan atau berjalan terus menerus
2.     Pengorganisasian
                 Secara umum pengorganisasian merupakan kegiatan mengidentifikasi, menganalisis, mengelompokkan pekerjaan, menentukan pekerjaan bagi pegawai dan tanggung jawab pada pekerjaan yang dilakukan dalam suatu organisasi. Pengorganisasian jadwal pimpinan berarti kegiatan mengidentifikasi, mengelompokkan, menganalisis kegiatan pimpinan termasuk mengelola waktu untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
                      Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mengorganisasikan waktu pimpinan:
a)      Membuat suatu daftar kerja apa yang harus dilakukan pimpinan
b)      Menetapkan berapa lam waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
c)      Menetapkan prioritas dari kegiatan terpenting dan mendesak yang dikategorikan (A),kegiatan setengah mendesak(B), dan kegiatan yang tidak mendesak atau dapat ditunda sementara(C)
d)     Mengatur jumlah orang yang terlibat dalam tugas pimpinan sesuai dengan kehendak pimpinan, sehingga dapat diprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut.

Dalam mengorganisasikan jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris juga dapat melakukan analisis waktu kegiatan pimpinan, apakah pimpinan dapat menyelesaikan tugas tepat pada waktunya serta sesuai jadwal atau tidak, apakah ada kegiatan yang sesuai jadwal namun harus dilakukan pimpinan. Setelah menganalisis kegiatan tersebut, sekretaris dapat menyusun jadwal berdasar analisis tersebut.






PERMASALAHAN DALAM TUGAS
PEMECAHAN
Menerima tamu tanpa perjanjian






Sering menerima telpon




Terlalu banyak tugas yang menumpuk







Terlalu sering mengadakan pertemuan



Menghabiskan waktu untuk membaca laporan
1.         Didelegasikan pada pejabat lain apabila memungkinkan
2.         Berikan informasi tentang prosedur untuk menemui pimpinan
3.         Buat perjanjian terlebih dahulu

1.      Sambungkan pada pimpinan hal-hal yang penting saja
2.      Berikan penjelasan tentang kesibukan pimpinan

1.      Delegasikan pada orang yang dapat dipercaya untuk menangani tugas yang dilimpahkan pimpinan
2.      Buat prioritas kerja
3.      Pecahkan tugas dalam bagian yang lebih kecil
4.      Buat cadangan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan

1.      Cukup dengan pertemuan 2 atau 3 orang saja di ruang pimpinan tanpa harus membuat jadwal khusus untuk pertemuan

1.      Informasikan kepada bawahan untuk menyusun laporan singkat namun padat berisi

just to remember


Masa-masa  kuliah baru aku jalani hampir satu tahun, namun telah banyak hal yang berubah dalam kehidupanku, memang perubahan itu akan selalu hadir perjalanan hidu kita. Tanpa perubahan, hidup ini tak akan berjalan. Namun,, perubahan yang seperti ini yang tak ku harapkan. Perhatian dari orang tua yang semakin lama, semakin hilang. Mungkin ibu menganggap aku sudah dewasa, tak harus bergantung lagi dengannya. Aku sudah dapat menentukan pilihan hidupku. Namun taukah, aku merasa sepi, aku merasa telah mengecewakan ibu. Apa mungkin setelah aku tinggal jauh dari rumah, merantau di kota orang, sifatku menjadi tidak baik?? Aku selalu menakutkan hal itu akan terjadi. Sebisa mungkin aku menghindari hal-hal buruk. Ibu, sesungguhnya aku sangat merindukan kehangatanmu dulu, perhatianmu dulu, aku rindu bentakan itu, aku rindu kemarahan itu, aku rindu,,sangat rindu.  Irinya hatiku ketika aku melihat sahabatku bercanda dengan ibunya, meski hanya lewat telfon. Ingin aku selalu bercanda denganmu bu,, namun aku tahu ibu beda, ibu sibuk,ibu mencari uang untuk kami. Ingi sekali aku membahagiakannya, namun terkadang ke egoisanku muncul, ketika sudah berencana membahagiakannya, tiba-tiba muncul keinginan yang lain, ingin sekali menuruti apa yang ibu inginkn. Walaupun aku tahu, ibu tak akan menuntut kita dengan materi, namun apa yang bisa kita lakukan??tak akan ada sesuatu hal yang bisa menandingi kasih sayang ibu, tak ada satu hal yang mampu untuk membalas jasa-jasa ibu. Aku sangat merindukan kebersamaan dengannya, dimana segala sesuatu harus aku diskusikan dengannya. Mulai dari pakaian hingga sekolahku, ibu selalu turut andil dalam memutuskannya. Memang,,sering apa yang ibu tunjukkan tak sama dengan apa yang aku mau, tapi ternyata dibalik keputusannya selalu ada harapan yang tak akan pernah kita duga sebelumnya. Aku baru menyadarinya bu,,, maaf aku sering keras kepala dalam mengambil keputusan. Tersadar ketika aku keras kepala memilih sekolah yang aku inginkan, di sebuah universitas ternama di Jawa bahkan mungkin di Indonesia. Aku terlalu percaya diri bisa diterima disana, engkau hanya memberi dukungan kepadaku,dengan sedikit nasehat,, “nduk, ibu pengen kamu jadi guru, sekolahlah dijurusan pendidikan, pilihanmu akan menuntunmu ke arah yang lebih baik, namun kalau memang kamu inginnya seperti itu ibu hanya bisa mendo’akan.” Maafkan aku bu,, ketika itu aku keras kepala dan menyakiti hatimu dengan perkataanku yang mungkin terkesan tak peduli dengan harapanmu.
Setelah aku berulang kali mendaftarkan diri di universitas yang aku inginkan tidak berhasil, akhirnya aku putuskan untuk mendaftarkan diri di jurusan pendidikan seperti harapan ibu, aku berdo’a agar aku diterima disana, aku memilih jurusan pendidikan ekonomi karena memang sejak SMA aku senang sekali pelajaran itu, yang kedua aku memilih PG PAUD, mungkin saja aku bisa seperti ibu, bergelut pada dunia anak, dengan penuh kesabaran mendidik mereka menjadi anak-anak yang baik, lucu dan semoga bisa bermanfaat untuk kehidupannya dan orang lain.
Hampir 1 bulan aku hanya berdiam diri di rumah, menunggu pengumuman penerimaan jadi mahasiswa. Berbagai tawaran kerja dari saudara menantiku, beruntung sekali aku ditawari pekerjaan, sementara teman-temanku sibuk kesana – kemari mencari kerja namun tak kunjung dapat, namun aku ang sudah ditawari berbagai pekrjaan belum memutuskan untuk kerja, aku masih menuggu pengumuman penerimaan mahasiswa, rasanya kali ini aku optimis kalau aku  diterima. Ibu selalu mendo’akanku. Di malam ketika aku telah terlarut dalam tidurku, ibu tetap terjaga mendo’akanku. Sampai beberapa hari menjelang pengumuman itu, aku telah pasrah, aku memutuskan untuk membuat lamaran kerja ke sebuah bank swasta besar di Indonesia yang punya cabang di kotaku. Aku puuskan nantinya aku bisa kuliah sambil kerja dan bisa membantu ibu. Tiba-tiba, ketika aku nonton tv bersama keluarga, diberitakan bahwa pengumuman SNMPTN diajukan. Aku tak langsung mencari tahu hasil seleksiku, aku takut seprti sebelumnya, terlalu bersemangat dan hasilnya nol, bahkan membuat aku meneteskan air mata berhari-hari. Satu pelajaran yang daat aku ambil dari kegagalanku tersebut, kita memang tidak boleh sombong ataupun terlampau percaya diri, memang prestasiku ketika SMA dulu tergolong gmilang, aku mendapat penghargaan sebagai salah satu siswa berprestasi, namun keberuntungan dan kesuksesan tidak bisa hanya diukur dari prestasi saja. Keberutungan dan kesuksesan juga turut mengambil bagia. Sejak saat itu aku bersabar dan tak mau lagu terlalu percaya diri hingga akhirnya terkesan sombong.
Berita di tv itu membuat handphoneku berdering terus, saudara dan sahabat-sahabtku berbarengan menanyiku apakah aku diterima. Tak ada niatan aku melihat pengumuman itu sekarang. Namun temanku mendesakku agar aku mau melihat, dia memang telah membuk hasilnya, tapi kesuksesanny tertunda, ku memberikan nomer pendaftaranku padanya, aku hanya pasrah, apapun yang terjadi aku yakin itu yang terbaik, walaupun impianku untuk bisa melanjutkan ke perguruab tinggi itu sudah ada sejak kecil, namun terkadang yang terjadi tak bisa sesuai dengan yang kita rencanakan.
Kali ini, mungkin kesempatanku, alhamdulillah aku diterima di jurusan pendidikan seperti yang ibu mau, walaupun aku tidak bisa dijurusan seperti profesi ibu. “ibu,,,, akhirya aku diterima..” dengan senyum sambil mencium pipi ibu, aku menympaikan kabar gembira itu, ibu terharu, dan menangis, ya Rob,,, betapa bahagianya hati ibu kala itu, aku menyadari betapa beliau menaruh harapan padaku... aku pun tak sanggup menahan airmataku, mungkin bagi sebagian orang diterima di perguruan tinggi adalah suatu hal yang biasa, yang tidak terlalu diharapkan, namun bagiku hal ini merupakan satu langkah awaal aku bisa membahagiakan ibuku. Ibu memintaku untuk pergi ke warnet, melihat pengumuman itu sendiri, aku bergegas menuju warnet, dengan hati yang campur aduk nggak karuan rasanya. Benar memang, nama dan nomer pendaftarnku tercantum disana, sebagai calon mahasiswa baru di universitas negeri jurusan pendidikan ekonomi. Aku bahagia, aku berpikir itu artinya aku bisa kuliah tanpa biaya dan mendapat beasiswa tiap bulannya, karena memang ketika itu aku mendaftar SNMPTN berbeasiswa. Namun tulisan terakhir setelah pengumuman itu membuat aku kembali lesu, dan mencoba mengubur impianku. Ternyata pengumuman mahasiwa yang mendapat beasiswa diundur 1 minggu lagi.
Berita itu ku kabarkan pada ibu, namun beliau tetap tenang dan bijaksana, memintaku berdo’a dan memasrahkannya pada Yang Kuasa. Pasrah pada keadaan, jika memang aku ditakdirkan untuk kuliah, aku pasti diterima dengan mendapat beasiswa tersebut, kalau tidak,,,, ya itu artinya aku harus kerja.
Seminggu menunggu, pengumuman akhirnya aku diterima dengan mendapat beasiswa. Betapa bahagianya orang tuaku, sujud syukur kepada Yang segala memberi rizeki.
Kehidupan kampuspun aku jalani, awalnya memang berat, melakukan segala sesuatu sendiri. Apalgi ketika itu ospek dan bulan puasa. Dulu ketika SMA, setelah saur dan shoat shubuh yaa langsung tidur saja sebelum berangkat sekolah, tapi sekarang selesai saur saja sudah antri mandi, mahasiswa baru harus erangkat jam 6, sementara di kos baruku ini ada 7 anak baru, yang semuanya di wajibkan berangkat kurang dari jam 6 dan kamar mandi yang berfungsi hanya 1. Harus antre ni kayak mo dapat BLT aja,,,,hihihihihi.. aku sering geli sendiri kalau pagi-pagi udah pada triak antri mandi.
Bersambung...... :)