kesekretariatan (jadwal kegiatan pimpinan)

Pengertian jadwal kegiatan pimpinan

Jadwal Kegiatan Pimpinan adalah segala jadwal kegiatan
pimpinan yang memerlukan kehadirannya diluar rutinitas kantor
yang dilakukan di balik meja kerja kantor.

Jadwal kegiatan harus diperhitungkan secermat mungkin
mengingat pimpinan sarat dengan kegiatan yang tidak mungkin
mengahadiri dan melaksakan semua kegiatan.

A.   Teknik menggunakan waktu pimpinan

Dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris tidak dapat lepas dari pengaturan waktu kerja untuk dirinya sendiri. Tugas sekretaris sebagian besar memang untuk meringankan tugas pimpinan, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan tugas utamanya dalam manajemen, namun tidak berarti sekretaris mengabaikan tugas-tugas sekretaris sendiri. Sebagai contoh, apabila sekretaris tidak pandai mengatur waktu untuk membuat surat ataupun mengurus arsip, maka hal ini akan berakibat terganggunya tugas pimpinan. Lagi, pada suatu saat pimpinan harus menandatangani surat yang harus segera dikirim, namun surat tersebut ternyata belum dibuat oleh sekretaris. Yang lain, misalnya sekretaris dalam menyimpan surat asl-asalan sehingga waktu pimpinan membutuhkannya, surat tersebut akan sulit dicari. Dalam hal ini sekretaris bukanlah membantu meringankan tugas pimpinan, melainkan justru menambah beban pekerjaan pimpinan

          Seorang sekretaris yang profesional tentunya tertantang untuk pandai dan kritis dalam mengatur waktu kerja baik untuk dirinya sendiri maupun untuk pimpinan. Sekretaris harus dapat memanage waktu dengan baik mulai dari perencanaan jadwal kegiatan, mengkoordinir waktu sekretaris dengan waktu pimpinan, mengorganisir waktu pimpinan dan melakukan pengawasan apakah ada kegiatan yang belum terjadwal, atau sudahkah kegiatan pimpinan dilaksanakan sesuai jadwal yang telah disepakati antara pimpinan dan sekretaris.

          Dengan demikian seorang sekretaris profesional tidak berarti jika tidak melakukan fungsi-fungsi manajemen, bahkan sebaliknya sekretaris harus menggunakan fungsi tersebut untuk mengelola tugas-tugasnya, termasuk untuk mengelola waktu kerja untuk dirinya sendiri dan untuk pimpinan. Kegiatan sekretaris dalam menerapkan fungsi manajemen pada penyusunan kegiatan pimpinan, akan berpengaruh pada teknik dalam kegiatan waktu kerja pimpinan.

          Salah satu indikator bahwa , karena pimpinan tahu bahwa sekretaris dapat dikatakan profesional dan dapat diandalkan bila pimpinan sudah merasa tergantung pada peran dan fungsi sekretaris. Sekretaris betul-betul merupakan orang kepercayaan bos dan salah satunya adalah menyerahkan pengaturan jadwal pimpinan kepada sekretaris mampu mengatur segalanya dan tahu hal-hal terbaik yang dapat dan harus dilakukan pimpinan.

          Adapun penerapan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pada teknik penggunaan waktu pimpinan sebagai berikut.

1.     Perencanaan

Adalah kegiatan yang menggambarkan ke depan hal-hal yang harus dikerjakan untuk mencapai suatu tujuan. Perencanaan biasanya berkaitan dengan waktu yaitu jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Sehubungan dengan hal ini pengaturan jadwalpun bisa berdasarkan waktu, misalnya jadwal harian, mingguan tau bulanan.

Perencanaan pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dilakukan dengan menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan pimpinan dan apa saja yang menjadi prioritas kerja bagi kegiatan pimpinan. Dengan demikian, dalam mengatur jadwal tersebut, sekretaris menyusun jadwal kegiatan berdasarkan skala prioritas kegiatan.

Ciri-ciri perencanaan pengaturan jadwal kegiatan yang baik mencakup, hal-hal berikut ini:

Ø  Jelas dalam mengidentifikasi pekerjaan yang dilakukan pimpinan. Jelas dalam arti pekerjaan tersebut memang dapat dilakukan dan sesuai dengan job deskripsi untuk pimpinan. Sekretaris tidak boleh mencampur adukkan antara tugas sekretaris dengan tugas pimpinan,walaupun pada akhirnya tugas sekretaris merupakan tugas untuk melancarkan tugas pimpinan, jadi jadwal kegiatan sekretaris harus setiap hari membaca laporan yang penting untuk pengambilan keputusan.

Sekretaris harus jeli dalam merencanakan jadwal kegiatan pimpinan.

Ø  Berkesinambungan dalam arti perencanaan jadwal kegiatan pimpinan tidak dapat berhenti pada satu periode tertentu atau bersifat stagnan namun merupakan proses yang berkesinambungan atau berjalan terus menerus

2.     Pengorganisasian

                 Secara umum pengorganisasian merupakan kegiatan mengidentifikasi, menganalisis, mengelompokkan pekerjaan, menentukan pekerjaan bagi pegawai dan tanggung jawab pada pekerjaan yang dilakukan dalam suatu organisasi. Pengorganisasian jadwal pimpinan berarti kegiatan mengidentifikasi, mengelompokkan, menganalisis kegiatan pimpinan termasuk mengelola waktu untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

                      Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mengorganisasikan waktu pimpinan:

a)      Membuat suatu daftar kerja apa yang harus dilakukan pimpinan

b)      Menetapkan berapa lam waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan

c)      Menetapkan prioritas dari kegiatan terpenting dan mendesak yang dikategorikan (A),kegiatan setengah mendesak(B), dan kegiatan yang tidak mendesak atau dapat ditunda sementara(C)

d)     Mengatur jumlah orang yang terlibat dalam tugas pimpinan sesuai dengan kehendak pimpinan, sehingga dapat diprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut.

Dalam mengorganisasikan jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris juga dapat melakukan analisis waktu kegiatan pimpinan, apakah pimpinan dapat menyelesaikan tugas tepat pada waktunya serta sesuai jadwal atau tidak, apakah ada kegiatan yang sesuai jadwal namun harus dilakukan pimpinan. Setelah menganalisis kegiatan tersebut, sekretaris dapat menyusun jadwal berdasar analisis tersebut.

PERMASALAHAN DALAM TUGAS

PEMECAHAN

Menerima tamu tanpa perjanjian Sering menerima telpon Terlalu banyak tugas yang menumpuk Terlalu sering mengadakan pertemuan Menghabiskan waktu untuk membaca laporan

1.         Didelegasikan pada pejabat lain apabila memungkinkan 2.         Berikan informasi tentang prosedur untuk menemui pimpinan 3.         Buat perjanjian terlebih dahulu 1.      Sambungkan pada pimpinan hal-hal yang penting saja 2.      Berikan penjelasan tentang kesibukan pimpinan 1.      Delegasikan pada orang yang dapat dipercaya untuk menangani tugas yang dilimpahkan pimpinan 2.      Buat prioritas kerja 3.      Pecahkan tugas dalam bagian yang lebih kecil 4.      Buat cadangan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan 1.      Cukup dengan pertemuan 2 atau 3 orang saja di ruang pimpinan tanpa harus membuat jadwal khusus untuk pertemuan 1.      Informasikan kepada bawahan untuk menyusun laporan singkat namun padat berisi